Top 6 Ingredients of a Letter

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执行摘要

在项目进行过程中,建筑行业的信函通常是为有争议的问题或满足通知要求而保留的。以下是这些信件中最重要和最常见的六个成分。

我们为什么要写信?

如今,电子邮件很司空见惯,但写信始终是建筑项目记录中有力而重要的文件。当你有重要的话要说你想要 “坚持” 接收器时写一封信。

前 6 种成分

如上所述,这些信函可能涉及一些脆弱的主题。这种语言不一定很脆弱。以下是六个:

字母编号 — 始终有字母编号。我推荐以下一种或两种编号方案:连续编号(1、2、3...)也称为序列号,或者 “起始/至” 与连续编号(“SJCC/IBM-004” 将是 SJCC 写给 IBM 的第四封信)。“我们正在收到...” — 这是一个很好的方法来开始一封信函,它是对另一个文档的回复(无论该文档是电子邮件还是现场备忘录等)。示例:“我们收到了您 10 月 30 日关于通知的 ABC/XYZ-091。”“请注意”-这听起来总是比 “我们要继续做这件事” 或其他一些不专业的直接方式好。“我们理解” —— 使用这句话可以澄清你的解释。例如:“我们的理解是,今天你指示 XYZ 公司每 55 加仑采购两种 Sherwin-Williams EgWhite #3432 油漆用于空运...” 这句话的好处是在句子末尾或以下句子中添加以下内容:“请立即通知下面的签名者如果我们的理解不正确,以便我们可以取消订单并避免对项目造成进一步的时间和成本影响。” 权利保留-这种语言通常会以下方式结束通知:“XYZ 公司在此保留在时间和成本上评估项目影响的权利。是时可以充分评估这种变化的影响。” 权利保留 —— 是的,你只需在上面的 #5 中阅读它,这就足够重要,列出两次。

我的故事

这是我想到的第一批 “六个” 成分。为了索赔,信件编号非常重要。如果你每天写一封以上的信,这就变得特别重要。

我曾经有一个 23 万美元的项目,我写了 341 封信。指出,我写了很多信。轻松成千上万。没有理由讨厌,只需保持专业、清晰和直接。

安全工作!