Top 6 Ingredients of a Letter

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Riepilogo esecutivo

Le lettere nel settore delle costruzioni, durante il corso di un progetto, sono solitamente riservate a questioni controverse o per soddisfare i requisiti di notifica. Qui ci sono sei degli ingredienti più importanti e comuni in queste lettere.

Perché scriviamo lettere?

Le e-mail sono ordinari in questi giorni, ma scrivere una lettera è sempre un documento potente e importante nel record di progetto di un progetto di costruzione. Scrivi una lettera quando hai qualcosa di importante da dire che vuoi «attaccare» con il ricevitore.

I 6 migliori ingredienti

Come detto, queste lettere potrebbero riguardare alcuni argomenti fragili. La lingua non deve essere fragile. Ecco i sei:

Numero lettera: avere sempre un numero di lettera. Raccomando uno o entrambi i seguenti schemi di numerazione: un numero sequenziale (1, 2, 3,...) noto anche come numero di serie, o un «Da/A» combinato con un numero sequenziale («SJCC/IBM-004» sarebbe la quarta lettera scritta da SJCC a IBM).«Siamo in ricezione di...» — questo è un ottimo modo per iniziare una lettera che è una risposta ad un altro documento (se il documento è una e-mail, memo campo, eccetera). Esempio: «Riceviamo il tuo numero di lettera del 30 ottobre ABC/XYZ-091 riguardante la notifica...»«Si prega di essere avvisati» — questo suona sempre meglio di «andremo avanti e fare questo» o qualche altro modo non professionale di essere diretti.«Siamo della comprensione» — usando questa frase chiarisce la vostra interpretazione. Esempio: «Siamo a conoscenza che oggi avete ordinato a Società XYZ di procurarsi due litri ogni 55 galloni di vernice Sherwin-Williams Egg White #3432 per la consegna aerea...» Il bonus a questa frase aggiunge alla fine della frase o nella seguente frase quanto segue: «Si prega di informare immediatamente il sottoscritto se la nostra comprensione non è corretta in modo da poter annullare l'ordine ed evitare ulteriori impatti di tempo e costi sul progetto.» Riservazione dei diritti — questa lingua di solito conclude una notifica come segue: «Società XYZ si riserva il diritto di valutare gli impatti sul progetto sia nel tempo che nei costi fino a quando tale tempo che gli effetti di questo cambiamento possono essere valutati completamente.» Riserva dei diritti — sì, basta leggerlo in #5 sopra, ed è abbastanza importante elencare due volte.

La mia storia

Questi sono stati i primi «sei» ingredienti che mi sono venuti in mente. La numerazione delle lettere è così importante per il bene dei reclamatori. Diventa particolarmente importante se scrivi più di una lettera al giorno.

Ho avuto un progetto da 230.000 dollari una volta in cui ho scritto 341 lettere. Il punto e' che ho scritto un sacco di lettere. Facilmente migliaia. Non c'è motivo di essere cattivi, basta tenerlo professionale, chiaro e diretto.

Lavorare in sicurezza!