Top 6 Ingredients of a Letter

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Sommaire exécutif

Les lettres de l'industrie de la construction, au cours d'un projet, sont généralement réservées pour des questions litigieuses ou pour satisfaire aux exigences de notification. Voici six des ingrédients les plus importants et les plus courants dans ces lettres.

Pourquoi écrivons-nous des lettres ?

Les courriels sont monnaie courante de nos jours, mais écrire une lettre est toujours un document puissant et important dans le dossier du projet d'un projet de construction. Écrivez une lettre quand vous avez quelque chose d'important à dire que vous voulez « coller » avec le récepteur.

Le Top 6 Ingrédients

Comme indiqué, ces lettres pourraient couvrir certains sujets fragiles. Le langage n'a pas besoin d'être fragile. Voici les six :

Numéro de lettre — toujours avoir un numéro de lettre. Je recommande l'un des schémas de numérotation suivants ou les deux : un numéro séquentiel (1, 2, 3,...) également connu sous le nom de numéro de série, ou un « De/To » combiné avec un numéro séquentiel (« SJCC/IBM-004 » serait la quatrième lettre écrite par SJCC à IBM).« Nous sommes en réception de... » — c'est une excellente façon de commencer une lettre qui est une réponse à un autre document (si le document est un e-mail, un mémo de terrain, et cetera). Exemple : « Nous recevons votre numéro ABC/XYZ-091 du 30 octobre concernant la notification... »« S'il vous plaît soyez conseillé » — cela semble toujours mieux que « nous allons aller de l'avant et faire ceci » ou une autre façon non professionnelle d'être direct.« Nous sommes de la compréhension » — l'utilisation de cette phrase clarifie votre interprétation. Exemple : « Nous sommes d'accord qu'aujourd'hui vous avez demandé à XYZ Company d'acheter deux chacun 55 gallons de peinture Sherwin-Williams Egg White #3432 pour la livraison par air... » Le bonus à cette phrase ajoute à la fin de la phrase ou dans la phrase suivante : « S'il vous plaît aviser immédiatement le soussigné si notre compréhension est incorrecte afin que nous puissions annuler la commande et éviter d'autres impacts sur le temps et les coûts du projet. » Réserve des droits — ce libellé conclut généralement une notification comme suit : « La société XYZ se réserve par la présente le droit d'évaluer les impacts sur le projet à la fois dans le temps et le coût jusqu'à ce que temps que les effets de ce changement peuvent être pleinement évalués. » Réservation des droits — oui, vous venez de le lire dans #5 ci-dessus, et il est assez important d'énumérer deux fois.

Mon histoire

Ce sont les premiers « six » ingrédients qui me sont venus à l'esprit. La numérotation des lettres est si importante pour l'amour des revendications. Cela devient particulièrement important si vous écrivez plus d'une lettre par jour.

J'ai eu un projet de 230 000$ une fois dans lequel j'ai écrit 341 lettres. Bien entendu, j'ai écrit beaucoup de lettres. Facilement des milliers. Il n'y a aucune raison d'être méchant, il suffit de le garder professionnel, clair et direct.

Travailler en toute sécurité !