Delay Letter: A Template & How to Write One

en flag
fr-CA flag
zh flag
fr flag
de flag
it flag
id flag
ja flag
ko flag
pl flag
ru flag
es flag
th flag

Perkiraan waktu membaca: 5 menit

Ringkasan Eksekutif

Sebagai kontraktor, pemberitahuan keterlambatan sangat penting. Berikut adalah bahan-bahan penting untuk surat kelewatan.

Mengapa saya perlu satu?

Katakanlah Anda berada di sebuah proyek dan Anda kehilangan waktu — Anda tertunda. Jika itu salahmu, sebaiknya kau menyusul. Jika itu salah orang lain, terutama Pemilik atau kontraktor umum Anda, Anda lebih baik membiarkan mereka tahu. Secara tertulis. Dan, untuk menjawab pertanyaan “mengapa saya membutuhkannya?” , jawabannya adalah karena Kontrak mengatakan yang Anda lakukan dan Kontrak adalah semua yang penting - saya tidak peduli apa yang baik “mari kita bekerja di luar perwakilan pemilik” kata. Dia tidak akan tersedia untuk komentar ketika saatnya untuk menengahi.

Bagaimana cara memberitahukan klien saya?

Sekali lagi, lakukan secara tertulis. Dan lebih baik dari email adalah surat. Sebuah surat memberikan “ini adalah masalah besar dan signifikan” -punch versus cc email malas dan bcc ke selusin teman terdekat Anda, kolega, dan pengamat proyek yang tidak terkait.

Bagaimana saya tahu apa yang ada dalam surat ini?

Langkah pertama adalah membaca Kontrak Anda. Jadi, lakukan ini setelah Anda membaca artikel ini. Anda harus membaca Kontrak Anda karena akan menguraikan apa yang diperlukan dalam pemberitahuan. Jika kau tidak bisa mengetahuinya, hubungi pengacaramu — dia bisa membantumu.

Template

Jika Anda tidak dapat menemukan komponen yang diperlukan dari surat pemberitahuan Anda, berikut adalah awal yang baik - berikut adalah potongan-potongan surat Anda:

Tanggal pemberitahuan - hari ini DateRecipient pemberitahuan - orang ini kemungkinan tidak pada jobsite. Meskipun Anda berbicara dengan manajer proyek setiap hari, Kontrak mungkin mengatakan untuk menyampaikan surat ini kepada “Officer in Charge” atau “Contracting Officer” atau “Direktur Pekerjaan Umum” atau “Direktur Anggaran dan Layanan Fiskal”, dan lain-lain. Body of the letter (tidak harus dalam urutan ini — rasakan hal itu di surat) Memberikan kalimat pengantar atau paragraf memberitahu mereka apa yang akan Anda katakan kepada mereka Anda telah mengalami dampak dalam waktu dan/atau biaya dan penggunaan deskriptor (foto, referensi menggambar, dan referensi spesifikasi) Beritahu mereka di mana dalam Kontrak Anda diberikan bantuan dalam waktu atau biayaBerikan mereka informasi yang diperlukan oleh Kontrak atau memberitahu mereka ketika mereka akan memiliki itReserve hak Anda untuk memberikan informasi tambahan di kemudian TimeOtify mereka bahwa Anda tersedia untuk bertemu di kenyamanan merekaMelehkan suratTermasuk setelah tanda tangan Anda siapa lagi akan mendapatkan salinan surat ini dan selungkup apa yang merupakan bagian dari surat ini

Dapatkah Anda memberi saya sampel?

Berikut adalah contoh surat untuk Anda gunakan.

9 April 20xx Surat No. SJC/COC-023mr. John Doe, P.E., Kontrak OfficerCity dari Columbia (CoC) 6578 Sedikit Patuxent ParkWayColumbia, MD 21044RE: Proyek No. COL-2021-67R - Bubbling Brook Sekolah Dasar Project Pemberitahuan Keterlambatan Akibat Penemuan RockMR. Doe:Surat ini disediakan untuk memberitahu Anda sesuai dengan Ketentuan Umum 6.1, Ayat B.1, dampak terhadap SJ Konstruksi, LLC (SJC) baik waktu dan biaya sebagai akibat dari kondisi situs yang berbeda ditemukan pada proyek referensi di atas.Pagi ini sekitar 8.45 pagi, SJC menggali lift pit di Gedung R di gridline M-6 pada gambar C-58 dan batu ditemui di sekitar ketinggian 401,50 MSL. Dari laporan membosankan berjudul “6 Januari 2021 Laporan Geoteknik Sekolah Dasar Bubbling Brook, oleh GeoKings, LLC”, ditunjukkan pada borings B-11 dan B-13 bahwa tanah di lokasi ini adalah menjadi pasir berlumpur. SJC mengalami basalt besar yang jauh lebih sulit digali. Foto-foto kondisi ini dilampirkan dalam pameran A. perubahan kondisi situs ini akan berdampak pada SJC baik waktu maupun biaya. Karena kondisi ini hanya berumur jam, kami tidak dapat memberikan dampak waktu dan biaya aktual saat ini. Kami berhak untuk menilai dampak terhadap SJC di lain waktu ketika efek penuh dari kondisi berubah ini dapat dievaluasi. SJC tersedia setiap saat untuk membahas perubahan ini dengan Kota Columbia — jangan ragu untuk menghubungi saya di (301) 555-1212 atau scott@sjc.com.Very benar-benar milik Anda, Scott JenningsProject Managercc. Scott Jennings, Sr., Presiden, SJC. John Poindexter, Poindexter dan Poindexter Hukum Group.Encl. Pameran A - Foto Proyek.

Cerita Saya

Setiap kontrak hanya sentuhan yang berbeda, dan yurisdiksi yang berbeda memiliki aturan yang berbeda. Anda lebih mengetahui aturan-aturan ini atau Anda dapat terjebak dalam melepaskan semua hak Anda atas klaim Anda karena Anda tidak memberi tahu tepat waktu atau kepada orang yang tepat atau dengan informasi yang tepat. Ada kelonggaran dalam bahan surat Anda, tetapi ada juga argumen untuk kegagalan Anda untuk secara ketat mematuhi Kontrak. Kegagalan Anda untuk menyeberang setiap “t” dan dot setiap “i” bisa berakibat fatal.

Gunakan “template” saya sebagai panduan, tapi ketahuilah bahwa itu tidak sesuai dengan setiap situasi.

Bekerja Aman!

[yop_poll id="2"]

Artikel Terkait

Pemberitahuan: Menulis Huruf kepada Pemilik Perlu Katakan, Tidak AskLetters - Jauhkan mereka Sederhana dan DiscreteMake Klaim Kesiapsiagaan Standar, bukan ExceptionThe Kekuatan Kebiasaan