Delay Letter: A Template & How to Write One

en flag
fr-CA flag
zh flag
fr flag
de flag
it flag
id flag
ja flag
ko flag
pl flag
ru flag
es flag
th flag

Temps de lecture estimé : 5 minutes

Sommaire exécutif

En tant qu'entrepreneur, la notification du retard est essentielle. Voici les ingrédients importants à une lettre de retard.

Pourquoi en ai-je besoin ?

Disons que vous êtes sur un projet et que vous perdez du temps — vous êtes retardé. Si c'est de ta faute, tu ferais mieux de rattraper. Si c'est la faute de quelqu'un d'autre, en particulier le propriétaire ou votre entrepreneur général, vous feriez mieux de leur faire savoir. Par écrit. Et, pour répondre à la question de « pourquoi ai-je besoin d'un ? » , cette réponse est parce que le contrat dit que vous faites et le contrat est tout ce qui compte - je me fiche de ce que cette belle « nous allons travailler sur le représentant du propriétaire » dit. Il ou elle ne sera pas disponible pour commentaires quand il sera temps de faire la médiation.

Comment aviser mon client ?

Encore une fois, faites-le par écrit. Et mieux qu'un email est une lettre. Une lettre délivre un « ceci est une affaire grande et significative » -punch contre un email paresseux cc 'd et bcc 'd à une douzaine de vos amis les plus proches, collègues, et non-liés spectateurs de projet.

Comment savoir ce qu'il y a dans cette lettre ?

La première étape consiste à lire votre Contrat. Alors, allez le faire après avoir lu cet article. Vous devez lire votre contrat parce qu'il décrira ce qui est exigé dans un avis. Si vous ne pouvez pas le comprendre, contactez votre avocat — il ou elle peut vous aider.

Le modèle

Si vous ne parvenez pas à trouver les éléments requis de votre lettre d'avis, voici un bon début — voici les pièces de votre lettre :

Date de préavis — date d'aujourd'huiDate de préavis — cette personne n'est probablement pas sur le chantier. Même si vous parlez au gestionnaire de projet tous les jours, le Contrat dit probablement de remettre cette lettre à l' « agent responsable », à l' « agent de négociation des contrats » ou au « directeur des travaux publics » ou au « directeur du budget et des services fiscaux », et cetera.Corps de la lettre (pas nécessairement dans cet ordre — sentez-vous dans le lettre) Fournissez une phrase introductive ou un paragraphe leur indiquant ce que vous allez leur dire Dites-leur que vous avez eu un impact dans le temps et/ou le coût et les descripteurs d'utilisation (photos, références de dessin et références de spécification) Dites-leur où dans le contrat vous êtes fourni un soulagement dans le temps ou le coût Donner les informations requises par le Contrat ou leur dire quand ils auront ilRéservez vos droits de fournir des informations supplémentaires à un moment ultérieureFaites-les que vous êtes disponible pour rencontrer à leur convenancePerte de la lettreInclure après votre signature qui d'autre recevra une copie de cette lettre et quelles pièces jointes font partie de la présente lettre

Pouvez-vous me donner un échantillon ?

Voici un exemple de lettre pour votre usage.

9 avril 20xx Lettre No. SJC/COC-023MR. John Doe, P.E., Agent de passationVille de Columbia (CoC) 6578 Little Patuxent ParkwayColumbia, MD 21044RE : Projet No. COL-2021-67R — Projet de l'école élémentaire Bubbling Brook Avis de retard résultant de la découverte de RockMR. Doe:Cette lettre est fournie pour vous informer, conformément aux Conditions générales 6.1, paragraphe B.1, d'un impact sur SJ Construction, LLC (SJC) à la fois en temps et en coût en raison d'une condition différente du site découverte dans le cadre du projet de référence ci-dessus.Ce matin, vers 8 h 45, SJC fouillait le fosse d'ascenseur au bâtiment R au quadrillage M-6 sur le dessin C-58 et a rencontré de la roche à environ 401,50 MSL. D'après le rapport ennuyeux intitulé « Le 6 janvier 2021 Geotechnical Report of Bubbling Brook Elementary School, by GeoKings, LLC », il est indiqué sur les forages B-11 et B-13 que le sol à cet endroit devait être du sable limoneux. SJC a rencontré du basalte massif qui est beaucoup plus difficile à excaver. Les photos de cette condition sont jointes à la pièce A. Ce changement dans les conditions du site aura une incidence sur le CJM tant sur le temps que sur le coût.Étant donné que cette condition n'a que quelques heures, nous ne pouvons pas fournir l'impact réel sur le temps et les coûts pour le moment. Nous nous réservons le droit d'évaluer les répercussions sur le CJM à un moment ultérieur lorsque tous les effets de ce changement de condition peuvent être évalués.SJC est disponible à tout moment pour discuter de ce changement avec la Ville de Columbia — n'hésitez pas à communiquer avec moi au (301) 555-1212 ou scott@sjc.com.Very vraiment le vôtre, Scott JenningsProject Managercc. Scott Jennings, Sr., président, CJM. John Poindexter, Poindexter et Poindexter Law Group.Encl. Pièce A — Photos du projet.

Mon histoire

Chaque contrat n'est qu'une touche différente, et les différentes juridictions ont des règles différentes. Vous connaissez mieux ces règles ou vous pourriez être coincé à renoncer à tous vos droits à votre réclamation parce que vous n'avez pas averti à temps ou à la bonne personne ou avec les bonnes informations. Il peut y avoir une marge de manœuvre dans les ingrédients de votre lettre, mais il peut également y avoir un argument pour votre non-respect strict du contrat. Votre incapacité à traverser chaque « t » et chaque « i » pourrait être fatale.

Utilisez mon « modèle » comme guide, mais sachez qu'il ne correspond pas à toutes les situations.

Travailler en toute sécurité !

[yop_poll id="2"]

Articles connexes

Avis : Rédaction de la letterLetters au propriétaire Besoin de dire, pas de demander des lettres — Gardez-les simples et discrètesFaire de la préparation à la réclamation la norme, pas l'exceptionLe pouvoir d'habitude